管理運営の基礎知識と事例

 

会員の実践紹介

■おことわり 内容は記事末尾に記載の時点のものです

ラウンドコート星ヶ丘

[枚方市星丘1 総戸数:68戸 棟数:1棟 建築・分譲開始:1988年]

管理組合について

1988年定礎・築20年、京阪交野線星ヶ丘駅徒歩3分、近くに天の川が流れ、伝説ロマンにつつまれた場所にあります。

理事長を引き受けて6年目となっていますが、その間手がけた事は、管理会社中心から理事会中心への切り替え、未収金問題処理、ペット問題への対応、賃貸入居者の理事就任の為の管理規約改正、5年毎の居住者調査の実施、賃貸駐車場に関して転居・贈与・相続発生時の対応を契約書上明文化等です。 

現在、アナログテレビ放送による近隣電波障害対象者にデジタルテレビ放送開始に伴う諸問題について、近隣との折衝を含めて対応中です。

         

[20080906 会報第4号に掲載]

経費削減

相見積で管理費削減

理事長に就任して、修繕費等不定期に発生するものについては、相見積をとり見積内容と金額を比較して工事を実施するようにし、管理費削減に取り組みました。以下、その内容について報告致します。

①給排水設備関係について  

給排水設備については、管理会社傘下のFH社が担当していましたが、種々の不適切な対応がありましたので、野外排水設備改修工事を担当したNS社からの見積をとり、比較すると次の結果となり、NS社に変更し、年間89,100円削減されました。  

給水設備点検については、NS社から年6回の必要性はないと言われました。貯水槽清掃のように、管理会社請求となり管理委託費として間接請求されるものは金額が低く、その他は高くなっていることが判り、不信感が増幅しました。

 

②エレベーター保守料について

NO社が担当している保守について、月2回の点検を月1回に変更、金額が66,150円から52,500円となり、年間で163,800円削減されました。

③植栽剪定について

植栽剪定については毎年秋に実施、YS社が担当、金額79,380円に薬剤散布、施肥等が含まれていました。見積をとる段階で、施肥は寒肥と言って冬にするもので、当マンションのように築10年経過している場合必要ないと言われ、金額も60,000円に変更、SZ社が担当することになり、年間で19,380円削減されました。

④消防設備点検について              

管理会社傘下のC社が、年2回法定消防設備点検を実施、管理会社の委託業務費の内訳として、年間198,000円(税引)計上されていました。今までその技術力に不信感を持っていましたが、最近の点検でも故障箇所が発見できていなかったので、今回消火器購入、消防設備工事依頼で取引がありましたYB社に見積を依頼、金額も140,000円(税引)ですので、平成21年度から、YB社に変更、年間税込み60,900円削減となります。          

⑤特殊建築物調査費について          

前回依頼したR社と大規模修繕を担当したIS社に見積を依頼した結果、115,150円でR社が平成16年2月に調査しました。調査内容を検討しました結果、3年に1回の該調査が当マンションに本当に必要なのか疑問に持ち、費用が安くならないかを検討しました。その結果、平成18年度の調査では(財)大阪建築防災センターまで出向き、資料をとりよせ、マンション内居住者の一級建築士に依頼、前回調査報告書を参考の上、調査報告書を作成、(財)大阪建築防災センターに持参の上提出しました。費用は、合計29,000円で済ますことができました。   

以上、3年に1回の⑤特殊建築物調査費を除いた①から④までの合計年間削減額は333,180円となり、総戸数68戸で除すると、1戸当り4,900円の管理費削減ができました。            

[20091107,20100111 会報第11,12号に掲載]

大規模修繕


Ⅰ 第1回大規模修繕工事について

当マンションは、1988年(昭和63年)3月定礎・地下1階地上5階建(エレベータ1基)総戸数68戸です。

2000年(平成12年)第1回大規模週工事を実施しました。当初から修繕積立金不足で、29百万円の借入を行っており、返済完了は2005年(平成17年)6月で約5年を要しています。
Ⅱ 第2回大規模修繕工事について

第1回大規模修繕工事から9年経過しましたので、当マンションの劣化状況を把握する為に、2009年(平成21年)9月第2回大規模修繕工事委員会を設置しました。2010年(平成22年)5月総会で劣化診断実施を承認、同年8月大規模修繕工事にかかる住民のアンケートを実施、結果を斟酌、第2回大規模修繕工事要望項目を作成し工事に反映するようにしました。
⑴ 建物等劣化診断依頼

理事長と井上副委員長は、枚管連加盟の北山アミスタ、グランフイーネ枚方長尾の大規模修繕工事研修会に参加、工事の進め方を学びました。

見学した2管理組合が選んだ1級建築士2名と住民から依頼があった1級建築士合計3名の方に2010年12月面談、以下の資料を渡し、3者が過去に実施された建物等劣化診断例が添付された当マンションの診断料の見積を求めた。

① 当マンション第1回大規模修繕工事、2003年以降管理費修繕内訳、修繕積立金会計修繕費内訳

② 第2回大規模修繕工事要望項目

2011年(平成23年)7月、3者の内からマンションドクターを標榜且つ緊急度合別工事劣化診断に見られるように、商業ベースとは一線を画したNPO法人集合住宅維持管理機構を選び、宮崎1級建築士に建物等劣化診断・工事費の設計見積を依頼しました。

8月から12月まで調査が実施され、2012年(平成24年)1月調査診断資料が提示された。

2012年(平成24年)1月提示された調査診断内訳

2012年3月(1回目12年経過)時点で、修繕積立金会計の支払い可能資金が62百万円であったので、Aランク(床下排水管水漏れ)の工事のみ実施し、集合住宅維持管理機構へ調査診断料のみ支払した。

大規模修繕委員会解散

劣化診断調査報告書が提示され、当面大規模修繕工事は急ぐ必要もないことが判明しましたので、2009年(平成21年)設置された上記委員会は、2012年(平成24年)3月一旦解散しました。
⑵ エレベータ更新工事の経緯

2013年(平成25年)5月開催の第25期通常総会で、エレベータ更新工事実施が承認されました。

劣化調査診断書では、Eランクに工事費概算14,400,000円で表示されていました。更新工事を大規模修繕工事前にした理由は次の3点です。

① 当時エレベータは、油圧式でロープ式に更新す る工事で契約低圧電気が15kwから、3.7kwに契約変更出来、電気代が毎月約11,000円以上下がる事

② 当時のエレベータは、地震、停電に対応していなく且つバリアフリーにも対応していませんでした

③ 2014年4月から消費税が5%から8%になるので、大規模修繕工事の中でも単独工事として切り離して出来、この工事を消費税値上げ前に完成すれば消費税は5%となる

3社に見積依頼しましたが東芝エレベータ㈱に決定しました。東芝エレベータ㈱を選んだ理由は、工事費見積が最も低く、スカイツリーのエレベータの工事実績も有り、会社の信用力も有りました。工事費は劣化調査診断書概算工事金額より安く出来ました。

工事金額(消費税別)   本体工事金額 9,740,000円   防犯カメラ更新工費 700,000円   保守点検料月額40,000円、但し1年間無料
⑶ 第2回大規模修繕工事

・2013年(平成25年)10月、大規模修繕委員会を改めて設置

・2014年(平成26年)1月見積参加会社公募、5社応募が有り、応募は有りませんでしたが、第1回大規模修繕工事をされた会社を加え、6社に見積を依頼しました。

・2014年5月10日見積参加社への工事内容説明

[今回の工事内容で特にお願いした工事]

① バルコニー手摺のアルミ化

② バリアフリー対応(階段手摺設置、エントランス進入路スロープ設置及び自動扉に変更、エレベータ前各階段差解消)

③ 照明器具のLED化

・2014年6月10日6社の見積金額判明、90百万円~131百万円。当マンションの使用可能資金は、2015年(平成27年)3月で78百万円なので、予備費を工事金額の5%として、工事金額を66百万円までに抑えなければならないので、絞り込みした3社に再度見積を依頼、6月22日3社からヒアリングしました。

[施工業者を高分子㈱に選定した理由]

① 当マンションが加入している枚方マンション管理組合連合会加入の他のマンションでの工事実績が有り、見学会に参加した時も誠実さが感じられた。

② 工事見積金額が最も低かった。

工事費を抑え込む為、屋上防水工事を1年後とする内容の見積書内容を比較検討した結果、工事金額が低く、一括工事後2年間の工事費延払いを認めた。

・2014年7月27日第2回大規模修繕工事について臨時総会開催

工事金額 81,000,000円

同上消費税8% 6,480,000円

合計金額 87,480,000円

・2014年8月10日住民対象工事説明会開催

・2014年8月25日工事着工

・2015年(平成27年)1月10日開催の修繕委員、合同理事会で追加工事を決定しました。

[追加工事金額 6,200,000円(消費税459,259円含む)]

内訳

① 5階バルコニー手摺の土台部分のガラス取替工事増 約3百万円

② 当初の照明器具LED化に廊下等を追加する全面的LED化工事費 約3百万円

[追加工事を含めた最終工事費内訳]

工事金額 86,740,741円

消費税 6,939,259円

合計 93,680,000円

2015年3月まで支払い金額 71,240,000円

2017年4月までに支払い金額 22,440,000円

工事金額(税別)86,740,741円(1戸当たり1,275,599円)

本体工事金額 54,165,082円(1戸当たり796,545円)

 :仮設工事費、躯体修繕工事、シーリング新設・打替え工事、外壁塗装替え工事、鉄部等塗装替え工事、防水改修工事

その他改修工事32,575,659円(1戸当たり479,054円)

 :主な内訳

バルコニー手摺アルミ化 8,439,836円

共用部照明器具LED化 4,185,544円

エントランス自動扉に変更 1,815,187円

エレベータ前等の段差解消 1,754,360円

階段手摺新設 384,780円

・2015年3月15日竣工披露式
第2回大規模修繕工事を終えて

① 2015年10月大規模工事で舗装した地下駐車場通路部分に数か所突起した箇所発生したので、宮崎1級建築士、高分子㈱アフターメンテナンス担当に相談した結果、補修された。原因は、舗装材料に石灰混入との説明を受けた。

② 全面的LED化により、4月~10月従量電灯B(廊下等)の使用量が昨年比33,7%減、電気代が月平均15,463円減となりました。

③ 前回未提出であった特殊建築物定期報告書を集合住宅維持管理機構・宮崎1級建築士に作成依頼、その中で当マンションに対する指摘事項が解消された事を確認した。

④ 工事費が消費税値上げ、東北大震災等で高騰した事、その他バルコニー手摺アルミ化、バリアフリー対応の諸工事金額が多額となり、工事後22百万円未払金が残り、今後の課題となりました。( 岡崎 記 ) 

[20170515,0709,1114 会報第56,57,59号に掲載]

大規模修繕(EV)

エレベータ・リニューアル(地震時P波対応型)工事について
 

当マンションは、1988年定礎、築25年の地下1階(駐車場)、地上5階、エレベータ1基付き58戸のマンションです。

2000年に第1回大規模修繕工事を実施、第2回大規模修繕工事前の調査診断報告書が、2012年1月集合住宅維持管理機構の1級建築士から提出されました。

調査報告書は、A~Eランクの緊急度合別に概算工事金額が提示されました。Aランク排水管破損箇所の工事は、直ぐに実施しました。B~Eの概算見積工事金額9千万円は、資金が用意出来る2014年9月以降に実施する予定です。

エレベータ工事は、概算金額14,400千円としてEランク(改善が望まれる事項)に含まれていました。

当マンションのエレベータは、油圧式で、地震、停電、バリアフリーに対応出来ない旧式であり、電気代も高い事が判っていました。

2014年4月から消費税が上げられる予定もありましたので、2013年3月の理事会にエレベータ更新工事の見積依頼する事を提案、了承されました。
【見積条件】

1 地震・バリアフリー対応更新工事金額及び工事期間

2 設置後のメンテナンス内容と費用

3 設置後の事故責任をを含めた対応マニュアル
【見積依頼先】

理事長が、3社選定について提案理由を述べ、了承されました。

1 A社  (現エレベータ会社)

2 B社  (スカイツリー等の実績) ※選択業者

3 C社  (社会的信頼)


【各社見積提示後の行動】
1  乗場戸遮煙機能について

B社は当初から1階の1箇所でした。A社は、当初5階全ての5箇所の見積であったので、何故5箇所必要なのか質問すると、消防署に書類を提出してみないと判明しないとの回答でした。消防署に書類を提出しそのまま認可されれば、5箇所設置しなければならなくなるので、1階の1箇所に修正を要求した後の金額です。又、集合住宅維持管理機構・1級建築士の見解も1階は必要との事でした。

C社の見解は、必要ないとの回答でした。2階以上は吹き抜けとなっているが、1階はエントランス内に設置されるので、1箇所必要と思われましたが、見積金額が高いので見積の修正は要求しませんでした。
2  B社にについては、当初、定期点検が工事後3ヶ月無償、その後は月額48,000円でした。B社に発注することを条件に、定期点検は、1年間無償とし、月額40,000円にする事を要求し下表の金額となりました。
3  B社については、保守定期点検契約に次の条項が入る事を確認しました。

乙(B社)は、本契約に基づく業務の履行または不履行に関して、乙の責に帰すべき事由により甲または第3者に身体上あるいは財産上の損害を与えた場合には、法令の定めるところによりその損害を賠償するものとする。又、裁判による紛争解決の場合、管轄裁判所は大阪地方裁判所とする。(契約書を作成する場合地元裁判所とする事が重要です)

下表の最終見積を理事会に提案、B社に発注する事が了承され、5月総会で決定、工事は9月実施され、月末完成しました。 【エレベータ・リニューアル工事で良かった点】

1 今回の防犯カメラを含めた工事費は、税別10,540,000円で、第2回大規模修繕工事調査診断書工事概算見積金額 14,400,000円(既存防犯カメラの更新は含まず)より386万円以上節減出来た事。

2 消費税が、現行税1率5%となった事。(執筆時)

3 地震、停電時に、階の途中の停止が無くなった事。

4 視聴覚障碍者を含めたバリアフリー対策が出来た事。

5 エレベータが油圧式からロープ式に変わる事で、契約電気が15kWから3.7kWとなり、電気の月額定額料金が 1,029X11=11,319円低下する事になり、年間 135,828円削減出来ます。

6 定期点検費用が、月額 5万円から4万円となり、年間 12万円費用削減出来ます。

尚、2013年5月総会時に工事中の生活支障具合について、アンケート調査を実施、重大な支障があると回答された方が少なく(68戸中4戸)、費用(百万円以上)が高くつく工事中の昇降機は採用しませんでしたので、その費用も発生していません。 (岡崎 記)

[20140113,0309,0511 会報第36-38号に掲載]

その他管理(1)

未収金問題に取り組んで

理事長就任前、総会で貸借対照表の未収金に個別明細が表示されて無い事を質問すると、管理会社からプライバシー問題があるからとの回答がありました。我々個別の区分所有者にも管理組合の財産状態を知る権利があると主張、それからは明細が記載されるようになりました。

理事長就任時に、2年9ヶ月延滞の未収金と半年毎支払の未収金がありました。まず管理規約に延滞金徴収規定(延滞利率年14.6%、日歩4銭)があるにも関わらず実行されていないので、総会で6ヶ月の予告期間を置き実行する事を決議、告知しました。

半年払いの延滞者からは、以前から管理会社に連絡して認められているから、今後も認めるよう電話要請がありましたが、半年払いを認めるとの文書が残っていなければ管理規約通りと回答、3ヶ月以上の未収金には延滞利息を請求しましたところ、半年後には未収金は無くなりました。

3年近い延滞者には、理事会へ出席しての事情説明と、弁済計画書の提出を再三求めましたところ、理事会への出席は無かったですが、弁済計画書が提出され、若干の遅れはありましたが、1年後の決算期末には長期未収金は無くなりました。

その後も、2年弱延滞の未収金が発生しましたが、理事会へ出席しての説明、弁済計画書の提出、上水道の供給停止等再三弁済を強く求めました結果、不動産処分で入金となりました。

未収金が解消された時点で、次のような管理規約改正を行いました。

1. 3ヶ月以上の管理費等滞納者には、施設利用制限として駐輪場利用を制限する     

2.6ヶ月以上の水道料滞納者(2ヶ月毎の支払いで3回分)には、上水道の供給を停止する(枚方市も同様)

3.3ヶ月以上の管理費等滞納者には、施設利用制限として賃貸駐車場契約を解除できる  

不動産業界では、管理費等(水道料は除く)は、前払い(翌月分を当月末に支払)が商いの慣習となっていますので、貸借対照表の管理費等(水道料は除く)の計上時期は、前払い計上時で未収金計上としました。その結果、延滞利息の計算期間とも合致するようになりました。皆様方も、居住マンションがどのような基準で経理処理されているか、調べてみる価値はあると思います。

未収金については、毎月の理事会議事録で状況を説明、3ヶ月以上の滞納者は部屋番号を明記し、その状況説明を行っています。理事会議事録は、賃貸居住者を含めて全戸配布し、問題意識の共有を求めるようにしています。

未収金残高が多額になれば、管理組合の運営資金に影響がありますし、居住者間の不公平感も発生します。又、住宅金融支援機構からの大規模修繕時の借入金の条件にも影響します。

長期未収金問題に喜んで対応する人は、恐らくいないものと思われます。理事会としても一番嫌な仕事の部類に入るのではないでしょうか。長期未収金が発生しないような仕組みを作り、未収金発生の早い段階での適切な対応が最も大事な事と思います。(岡崎 記)

[20110306 会報第19号に掲載]

その他管理(2)

築17年目からのペット飼育禁止適用開始

平成27年10月交流会で、当マンションのペット飼育禁止適用状態について質問が有りましたので、築17年目でペット飼育禁止適用開始を始めた当マンションの経緯について以下説明致します。参考にしていただければ幸いです。
1 ペット飼育の調査

1988年(昭和63年)3月定礎、築27年を経過する当マンションは、地下1階地上5階建(エレベータ1基)の68戸です。

私が輪番で理事となり、理事長に就任しましたのが、築15年経過の2003年(平成15年)5月でした。当マンションは、当初から管理規約使用細則でペット飼育禁止条項があるにも拘わらずペットが飼育されていました。ペット飼育に関する苦情も有りましたので、理事長就任3期目の2005年(平成17年)1月、ペット飼育に関するアンケートを実施、その結果は次の通りです。

・アンケート回収状況

 総戸数68戸、空室2戸、回答数59戸、回収率89.4%

・アンケート内容

(1)ペット飼育に関する規約・細則(禁止事項5)をご存知でしょうか?

 ①知っています : 49戸 83.1%

 ②知りません  : 10戸 16.9%

マンションに途中から入居された方は、仲介業者から当マンションはペットを飼育しても良いと説明を受けられた方が数人居られました。

今後入居される方に、当マンションはペット飼育禁止事項が有る事を重要事項説明に加えるように、管理会社㈱ライフポート西洋に申し入れました。又、管理会社の説明がないままペット飼育者が入居された場合、管理会社の責任で対処するように申し入れましたので、その後ペット飼育をしている方の入居は有りません。

(2)当マンションのペット飼育に関してどのようにすれば良いと思われますか?

 全面禁止 :  8戸 13.8%

 1代限り  : 38戸 65.5%

 飼育容認 :  12戸 20.7%

 1戸については、どちらとも言えないとの回答で、棄権としました。

(3)ペット飼育に関して意見記入

 記入された意見が21件有り(35.6%)、ペットで迷惑がかかった方19件(32.2%)合わせて40件の意見、アンケート提出59戸の67.8%の方の意見であり、関心の高さが判ります。これは、住民の貴重な意見であbり、理事会議事録に全部記載、全戸配布しました。
2 ペット飼育禁止徹底について

平成17年(2005年)3月理事会で検討の結果、現実的対応として、現存のペット飼育居住者に退居して貰うことも出来ないので、誓約書提出を条件に1代限り飼育容認となりました。

 誓約書内容 :ペットの種類、体長、体重、年齢、写真の記入とペットは1代限りで新たに飼育しない事を誓約する。

・ペット飼育状況

 平成17年4月理事会議事録でペット飼育状況戸別一覧表を添付しました。 ペット飼育を直前にやめた方が2戸、ペット飼育を始められたが3戸を含めて、平成17年11月時点のペット飼育者戸数は、12戸です。

・ペット飼育違反者発生

 平成19年(2007年)ペット飼育数1匹の方が、親戚から預かったと言う理由で1匹追加飼育を始め ました。2匹連れての散歩を発見した時、2回ぐらい元の1匹の状態に戻すように理事長が注意しましたが、聞き入れられませんでした。

8月理事会で検討、理事長名で、9月までに元の1匹の状態にしなければこの処分案を次回総会に提出すると文書で告知しました結果、11月に退居されました。

・現在の状況

 仲介業者に事前重要事項説明としてペット禁止を申入れしていますので、新たなペット飼育入居者は有りません。平成17年から10年経過した平成27年(2015年)現在の飼育者戸数は、12戸から推計で6戸減少していると思われます。(管理組合理事長 岡崎 記)

[20160112,0313 会報第48,49号に掲載]

枚管連の活動で

 

私は、平成15年5月輪番で理事となり、理事長に互選されました。理事長となり痛感しましたのは、それまで管理会社まかせの理事会が、14年間続いていたので、問題点が種々有りました。

主体的に管理組合を運営しなければならないとの思いから、その後も理事長を継続しています。

最初は職歴経験を生かして自分で考えて、ひとつひとつ改善に取り組みました。平成18年9月、枚管連に加入して、良かった点は次の通りです。 

1.主体的に管理組合運営をされている組合が多いので、問題を提起した場合、的確な回答が得られる。

2.主体的な管理組合運営を永続的にする方法として、毎年理事が交代する理事会とは別にテーマ別に各種委員会を設けて、住民参加のもとに永続的に問題に対処していることが判りました。

3.種々な見積もりを必要とする場合、管理会社を経由しない業者を知る事ができ、経費を削減できました。

4.テーマ別にアンケート調査された組合別の情報が得られるので、他の管理組合でも同様な問題が有り、その解決方法も参考になります。

又、当管理組合が進んでいる点、改善しなければならない点が判り、改善に向けた行動が起こせます。

   

[20100713 会報第15号に掲載]