管理運営の基礎知識と事例

 

会員の実践紹介

■おことわり 内容は記事末尾に記載の時点のものです

枚方光善寺スカイハイツ

[枚方市出口3 総戸数:89戸 棟数:1棟 建築・分譲開始:1980年]

管理組合について

1980年竣工、築30年目になる89戸の比較的小規模なマンションです。京阪光善寺駅から徒歩10分弱、近くには国道1号線・170号線が通っている便利な環境にあります。

昨年の2月に、1995年以来2回目の大規模修繕工事を終え、外観も文字通り一新しました。

昨年はさらに、懸案であったデジタル放送対応工事とエレベータの準撤去リニューアル工事も実施しました。

また今年は、集会室のリフォームを行う予定です。以前の住み込み管理員の居室をそのまま集会室として使っており、使い勝手も悪い為、集会室に相応しく改装します。

一方、年々住民が高齢化しており、一人暮らしのお年寄りも増えていることから、集会室の活用を含めてコミュニティ活動の活性化が今後の課題です。

[20100509 会報第14号に掲載]

経費削減

光善寺スカイハイツは役員が1年で総入れ替えになることもあり、長期的に管理組合の運営を考えたり、経費削減に取り組むといったことが十分できていません。問題意識の高い理事長の時に、単発的に取り組んでいるのが実状です。委員会組織等を作って、もう少し長期的に取り組んでいく必要があると感じています。従ってあまり参考にならないかも知れませんが、2つの事例を紹介させていただきます。

①委託管理費の削減

当マンションは竣工以来、管理員は夫婦2人の住み込みの形態でした。近所のマンションも徐々に通勤1名の形態に切り替えられていましたが、夜間の安心感から住民からも特に異論はありませんでした。しかし、他のマンションと比べると同一形態でも費用が高めであることがわかり、管理会社と交渉しました。日常の清掃作業の頻度を減らし、清掃作業の費用を下げるとともに、清掃作業の一部を管理業務に組み込む等管理業務の仕様見直しを行い、かつ費用削減を実現しました。従来970万円/年程度の費用であったものが880万円になり、約90万円/年の削減になりました。

しかし、今度は管理人ご夫婦が都合により仕事をやめなければならない事態になりました。替わりの住み込みのご夫婦が見つからない状況で、否応なく通勤1名の形態に変更になりました。一方、清掃業務の頻度を減らしたために、マンションが汚くなったとの意見が出ていた為、清掃業務については頻度を元に戻す方向で見直しました。結果としては、従来と比べて約140万円/年の削減になりました。

②植栽費の削減

植栽の管理については、従来近所の専門業者に依頼しており、約35万円/年かかっていました。そこで業者をシルバーセンターに変更し、約13万円に削減しました。お年寄りとは言えお元気で、仕事の出来としては専門業者とほとんど変わりありませんでした。

以上、2項目で160万円強/年の経費削減を実現しました。

[20100307 会報第13号に掲載]

大規模修繕

当マンションは1980年竣工で築29年目になります。1995年に1回目の大規模修繕工事を、昨年10月から今年の2月にかけて2回目の大規模修繕工事を実施しましたので、内容を報告致します。

1回目は当時の理事長が主導し、委託管理業者(長谷工コミュニティ)に工事を依頼して行いました。

当マンションは89戸と小規模ですが、工事費用は5000万円弱でした。今回2回目の工事について内容詳細を記します。

①修繕委員会の立ち上げ 

役員会のメンバーだけでは工事を推進するのが難しいため、有志を募って7名で修繕委員会を立ち上げました。委員長には1回目の工事を推進した当時の理事長が就任しました。通常修繕委員は建築工事の知識のある者で構成されますが、当マンションではそのような者が少なく、委員長のみ専門家でした。ちなみに、委員会が立ち上がったのは2008年3月初めでした。

②修繕工事内容の検討

2007年に委託管理業者が実施した建物診断調査(委託管理業務の中に含まれる)の結果と住民へのアンケート結果を元に修繕委員会で検討し、以下の内容に決定しました。

・屋上防水補修及び鉄部の塗装補修 ・外壁の全面塗装 ・専用住戸の玄関扉取替え ・バルコニー防水等の改修 ・共用廊下の改修 ・駐車場のアスファルト改修 ・エントランス改修 ・玄関アプローチの床改修

ポイントは、「専用住戸の玄関扉取替え」です。従来の見栄えのしない鉄の塗り扉からステンレス製のしゃれた扉に変更することで、ずいぶん印象が変わります。これについては奥様方から圧倒的な要望がありました。1戸あたり10万円程度の費用がかかりましたが、一番のヒットでした。なお、工法として旧来の扉を全て撤去するのではなく、扉枠は残してそれにはめ込む構造になっています。そのために旧来より開口寸法が数センチ小さくなりますので、注意が必要です。

③設計業者の選定

修繕工事内容を図面及び工事仕様書の形で作成してもらう設計業者を選定しました。4業者に声をかけ、最も低い価格を提示した業者に決定しました。費用は80万円弱でした。なお、この業者には工事後の検査にも協力をいただきました。業者決定は5月初旬、図面完成は6月末でした。これを元に委員長が独自に工事費用の概算を行い、費用見積の目安としました。

④施工業者の選定

まず施工業者の候補4社を選定しました。選定基準は、資本金1億円以上で大規模修繕工事の実績が豊富な会社としました。4社の中には当マンションの委託管理業者も含めました。次に、各業者に図面・工事仕様書と現場の確認をしてもらい、見積を依頼しました。7月末に見積書が出揃いましたが、いずれも目安の費用を超過していました。ここで見積額の高い2社を落とし、2社に絞って費用削減の提案を要求しました。結果として1社は材料や施工方法を変更することで費用を削減する提案をしてくれましたが、もう1社は工事内容の変更はなく、値引きで対応してきました。最終、変更の提案をしてくれた業者のほうに決定しました。提示費用も安かったのですが、要望に応じて提案ができるということはそれだけ技術力が高いと考えられます。

決まった業者は、結局当マンションの委託管理業者(当マンション建築業者の関連会社)でした。しかし、それはそれで良いと考えています。何故なら、違う業者になると、後で工事上の問題が出てきた時、どちらの責任かで揉める恐れがあるからです。我々としては当初からこの業者を本命と考えており、他の業者を競わせることで競争による費用削減を図ったわけです。工事費用は約7000万円になりました。(別途5%程度の予備費を計上)

⑤工事準備

8月末に臨時総会を開催し、承認を得て業者に発注しました。代金支払いは、着手時30%、工事完成時60%、完了3ケ月後10%としました。修繕工事には足場が必要となり、自治体への申請が必要になるため、開始まで1ケ月程度かかります。この期間を利用して、外壁の塗装色をアンケートを実施して決めました。注意が必要なのは、サンプルの色が、実際の色と異なる場合があるということです。パソコンで作った写真の色などは全く信用できません。当マンションの場合、ポンプ室の外壁にかなり広範囲に候補の2色を塗装して見てもらいましたが、それでも実際の色とは違っていたという感想が多かったようです。また、2色のアンケート結果も同数に近く、皆が満足する結果にはなりませんでした。

また、工事の中にバルコニーの改修があり、バルコニーを空にする必要があります。バルコニーに植木・プランターを置いたり、物置代わりに使っている住民が多いので、植木や物を置ける場所を確保しました。コンテナによる粗ごみの収集も行いました。

⑥工事

住民への工事説明会を9月の終わりに実施し、10月初めから工事が始まりました。足場を組み、業者が足場で工事します。特にバルコニー側で工事をしている時は、生活を覗かれる形になります。もちろん意図的に覗かれることはないにしても、住民にとってかなりストレスになることは確かです。

また、バルコニー側の塗装工事で養生をする為、窓を開けて換気ができない、バルコニーに洗濯物を干せないので室内に干さなければならない、等の不便を覚悟する必要もあります。このことを考えると、工事は真夏は避けるほうが良いと思います。従って、秋から冬に工事というパターンが多いようです。

工事中、修繕委員会としては2週間に1回の割合で建築業者と打ち合わせし、細かい問題に対応しました。しかし、委員長は日々業者と密にやりとりをしており、かなりの負荷がかかったことと思います。

雨でやや日程が遅れ、正月を足場なしで迎えることはかないませんでしたが、年内に足場工事はほぼ終わり、年が明けてからはエントランス、アプローチ、駐車場改修に移りました。そして2月21日に完成検査にこぎつけました。ほぼ順調に工事を終えることができたのも委員長の頑張りが大きかったと思います。大変感謝しています。

[20090904,1108,20100111 会報第10~12号に掲載]

枚管連の活動で

平成21年3月から右も左も解らない中、PCを辞書がわりに理事長を一年間勤めました。管理組合規約・管理会社契約書を片手に、大規模修繕工事の一部を進行。理事会も月一回ペースで開催。

その間、集会室のリフォーム・階下の騒音問題・各種使用細則の作成。夜の一時二時になる事も結構有りました。

その様な中で苦戦したのが修理や工事にかかる費用の低減作業でした。過去、管理会社によるものが殆どで、コストの検討は難しい状況でした。ネットで検索しても業者の良し悪しが判別出来ません。  

交流会の出席も仕事の都合で間間ならず、そこでメールを大いに活用させて頂きました。同じ問題で悪戦苦闘されている他マンションの方々や、専門知識のある方の情報を頂き励まされました。

又、今後取り組まなければならないマンションのテーマについても考えさせられます。今後も情報アドバイスを宜しくお願い致します。

[20101103 会報第17号に掲載]