管理運営の基礎知識と事例

 

会員の実践紹介

■おことわり 内容は記事末尾に記載の時点のものです

グリーンタウン香里ケ丘

[枚方市東中振2 総戸数:377戸 棟数:4棟 建築・分譲開始:1983年]

大規模修繕

グリーンタウン香里ケ丘は、1983年竣工で建築後27年のマンションです。平成17年度の理事会で大規模修繕委員会の設立に向けた委員の募集が進められましたが、残念ながら数名の応募しかなく、前回の大規模修繕工事に比べて居住者の関心が薄れていることが考えられました。

修繕委員会が規定数を満たして設立され、機能をするまでの間、大規模修繕工事にかかる準備を出来る限り進めておきたいとの考えから、まず必要とされる建物調査・診断を建設会社に依頼し、平成18年4月に調査を行いました。調査費用は63万円(消費税込)です。7月に建物調査報告書を全戸に配布し、12月に建物調査報告書の居住者説明会を行いました。難航していました大規模修繕委員会の設立は、区分所有者から4名、理事会から3名の応募があり、平成19年3月にようやく設立に漕ぎつけることができました。


第1回委員会では、役割分担を決め、大規模修繕委員会の運営規則と実施スケジュールを作成し、5月の通常総会に諮ることを確認しました。運営規則では修繕委員会の透明性を高めるために、修繕委員会は、管理組合理事会の諮問機関としての位置づけであり、修繕工事にかかる一切の業務を審議及び実行をするため決定した議案は、理事会の議決に委ねるとしています。実施スケジュールでは、工事の完了を平成21年3月と設定しました。このスケジュールを計画通りに実行していくには、修繕員委員だけの活動では限度があるとの考えから、コンサルタントに設計・施工監理の業務を委託することに決定しました。

4月に理事会役員の改選があり、第5回修繕委員会には、新理事長・新副理事長の出席を仰ぎました。そして、これからの修繕委員会の議事には、理事会から継続して1名以上の出席をお願いしました。また、理事会の議事にも修繕委員会から1名以上が出席して活動報告を行うこととしました。

スケジュールでは、コンサルタントの決定を7月として、引き続き業務を行うこととなるので、費用を予算化して、通常総会に諮ることにしました。予算の算定には、建設省告示(報酬の基準)で算出した額と第三者機関から見積を徴収した額の安い方を採用し、970万円を限度とすることに決定しました。


 

5月20日の通常総会で大規模修繕委員会が正式に発足し、修繕委員に理事会より任命状が授与されました。また、広報活動の一環である「大規模修繕だより」を掲示する場所をエントランスホールに確保することができました。

区分所有者から承認を得た修繕委員会の最初の仕事は、コンサルタントの選定です。コンサルタントの選定に当たっては、透明性と公平性を常に確保すると共に、「安かろう・悪かろう」にならないよう、総合評価方式を導入することにしました。つまり、見積金額だけの評価ではなく、企業理念・本業務への取組み体制・PR・担当者の実績と人柄を点数化して、総合的に評価し判断することにしました。

6月10日の現場説明会には、8社の応募があり、その中から㈱MTK一級建築士事務所を候補者に選定し、条件面の交渉を経て7月31日に契約を締結しました。設計業務の契約金額は、450万円(消費税込)、施工監理業務の契約については、仮契約とし修繕内容が確定した段階で本契約を締結することとしました。なお、この時点で施工監理業務の契約金額は320万円を想定しています。


9月30日に、第1回居住者説明会を開催し、コンサルタント決定までの経過報告、修繕工事全体のスケジュールの説明、バルコニー及び住戸内の現状を把握する為のアンケートの説明を行いました。

居住者説明会を受けて、10月にアンケートを実施し、回収率は86%(325戸/377戸)でした。居住者説明会への出席状況、アンケート回収状況を見ると、大規模修繕工事に対する居住者の関心が低いように思われます。そのため、マンション内のコンセンサスを計ることを目的として、管理組合・自治会・子供会・淀見会の代表に会議に参加してもらい、各会が活動していく上で、共用施設をどのように改善してほしいかの要望を出してもらうことにしました。また、活動を継続していく上で、イベントの為の備品や資料の保管方法等について話し合ってもらいました。

平成19年12月9日に、第2回居住者説明会を開催し、アンケート調査結果、敷地・建物現状調査結果の発表、スケジュールの説明を行いました。

年が明けて、工事内容と予算額の検討に入り、基本工事・改善工事の内容と予算額が大筋で決定されました。基本工事は、建物の躯体と仕上げの劣化による改修工事で27,370万円、改善工事は共用施設の改修工事で13,250万円、改善工事の中には、平成20年11月までに下水道本管に接続しなければならない浄化槽の切り替え工事:8,000万円が含まれています。浄化槽切り替え工事が高額となっているのは、汚水会所と、それを接続する下水道本管にかなりの高低差があり、汚水管の布設工事に安全性、メンテナンス面を考慮して、地中推進工法を採用せざるを得なかったからです。


施工業者を決定するまでのスケジュールを考える時、まず、平成20年5月開催の通常総会において、施工業者の決定、工事金額確定の承認を得ることを考えました。その為には、見積業者の募集から施工業者決定までの期間を、少なくとも2ケ月は見ておきたいところです。現実は、スタートが二週間程度遅れてしまい、施工業者を決定する為の評価が見積金額だけになってしまったのが悔やまれます。

これについては、見積参加業者の応募資格のハードルを高くしておけばいいとの意見があり、資本金10億以上、特定建設業の許可を受けている総合建設会社、改修工事実績、経験のある現場代理人の常駐配置等を応募資格としました。しかし、応募資格を満たしていない当マンションの管理会社を見積参加企業として参加させたことは、条件を満たして見積参加してくれた企業に申し訳ないような思いが残りました。

今回、「建通新聞」に見積参加業者公募の記事を掲載しました。新聞記事により、応募した企業は3社にとどまり、これも募集期間が一週間弱と短かったことが影響していると思われます。

4月20日に、第3回居住者説明会を開催し、工事内容の決定、今後のスケジュールの説明を行いました。4月27日に工事施工応募企業7社への現場説明会があり、見積提出日は5月11日としました。この期間の中に、5月の連休が含まれているということを考えると、見積期間が異常に短く、見積企業に考える余地を与えなかったようで、これも反省すべきところだと思っています。コンサルタントが作成した設計内訳明細書を参考としての見積りなので、見積期間は、1ケ月程度必要かと思われます。


平成20年5月17日に入札が行われ、応札金額の低い上位2社を契約候補企業として選定しました。これは、第一契約候補企業との契約交渉が不調となった場合を考慮したものです。第一契約候補企業となったのは当マンションの管理会社で、応札金額は、37,500万円(100万円/1戸)で最高応札金額との差が1億円余りあり、第二契約候補企業との比較では直接工事費に大きな差は無いが、間接工事費(共通仮設費・現場経費・会社経費)が異常に低く、マンションの管理費を工事費に回そうとしているのではないかとの懸念が生じました。

そこで、翌日の契約交渉の場で、見積内容についての質疑応答、工事期間中の管理費の減額要請、現場代理人の確認と必要書類の提出要請、改修内容が多岐に亘るため、全社的な管理体制強化で現場代理人をバックアップすること等を要請しました。また、提出見積金額の企業努力による更なる値引きの検討及びVE提案の検討を依頼しました。

しかし、順調に進むかに思われた契約交渉に思わぬ事態が発生しました。第一候補の管理会社から辞退の申し入れがあったのです。理由は、今回の入札に参加するための凛議が本社に提出されておらず、本社の承認が得られなかったというものです。この一方的な申し入れは、簡単に受け入れるわけにはいきません。なぜなら、管理組合に何の落ち度もなく、仮に、第二候補企業との交渉になる場合は、足元を見られて、金額交渉が不利になることが予想されるからです。当然、管理組合は再考を求めました。その後、管理会社より辞退の撤回があり、6月30日に契約締結に至りました。

工事実施に伴う説明会を7月27日と8月3日の両日に開催し、居住者の理解と協力を求めました。また、建物の屋根や外壁に使用する材料の色調について、居住者が選定に関与できる場を設けました。9月1日から本格的な着工となり、A棟から工事が開始されました。

工事に対する苦情等は、コミュニケーションシートで受付け、必ず返信するようにしました。週間工程表及び明日の工事予告を掲示し、周知することで工期の遅れもなくスムーズに工事を進めることができました。

こうして、平成21年6月30日に修繕工事が完了しました。今回の工事を通じて、引き続き、検討が必要な事項があり、これらについてはアンケートを実施して方向性を決めようと思っています。

[20100307,0509,0712,0909 会報第13~16号に掲載]

その他管理(ペット)

私達のマンションの管理規約では『小鳥・観賞魚以外の動物の持込み及び飼育は禁止』となっており、毎年総会においてもペット問題が取り上げられていました。管理組合も『ペット飼育禁止』と住民に訴え、苦情への対応をするのですが、飼育者は減る事はなく、具体的な解決が出来なかったのも現実です。  

そこで現実的な解決案を見つける為、全戸対象にペットに関するアンケート調査を実施し、賛成派及び反対派の意見交換会を行い、お互い歩み寄れる範囲はないかと時間を掛けて模索しました。また、他のマンションの規約等を参考に『ペット飼育特例細則』を細部にわたって検討しました。そして、動物愛護の精神に基づき『現在飼育されているペット一代限りを容認する』という、時限的な特例細則の提案を行う事になりました。また、飼育者は他の飼育者たちにも働きかけ、アンケートで指摘された苦情に対して、飼育マナーの改善やマンション周辺の清掃を始めました。次の総会では『ペット飼育特例細則』が決議され、『飼育者の会』を発足しルール化に努めました。

『ペット飼育特例細則』が決議されて4年が経ちますが、毎年行っているアンケートの中に、飼育頭数が減少している、飼育者のマナーが向上しマンションの環境が良くなった等の回答も多数寄せられています。

私は一飼育者ですが、一代限りの飼育を容認して頂いた事に大変感謝しております。マンションに住む飼育者は、必ず『飼育者の会』に所属し、他の居住者への配慮を絶対に忘れてはいけないと思います。また、『飼育者の会』は責任を持って飼育者全体のマナーアップに取組む事が必要だと思います。愛する生き物と暮らせる事に感謝して。

『飼育者の会』(ペットマナーサークル)の特徴

①会則によりルールを制定している

②定例会でマナーやしつけの勉強

③苦情への具体的な対応

④マナー集の発行と実践

⑤マンション内外の清掃

[20100307 会報第13号に掲載]

コミュニティづくり

グリーンタウン香里ヶ丘は、1983-85年竣工で入居者377戸の大型マンションです。'92年に管理組合とは別組織で「自治会」が発足し、居住者相互のコミュニケーションを深めると共に地域社会との交流を図ることになりました。更に‘94年11月にはマンションに隣接する淀見公園の名前から「グリーンタウン香里ヶ丘高年クラブ淀見会」として老人会が発足致しました。発足時には21名の会員でしたが、枚方市老人クラブ連合会にも加盟し、活発に活動して参りましたので会員数も徐々に増え、現在では46名で名称も「淀見会」と簡略化し現在に至っております。

次に最近の活動内容について記したいと思います。春の総会では、前年度の報告、新年度の活動計画について審議し、終了後参加者全員で昼食をとり楽しい懇談会となります。5月には、枚方市の福祉バスを利用し、御在所岳山上公園への日帰りバス旅行を実施し、24名の参加で新緑を堪能して参りました。10月には、枚方市社会福祉協議会のお世話になり、車椅子講習会を開催し23名の参加がありました。講習会では、7台の車椅子を用意して頂き、操作方法特に坂道対策、道路上の障害物対策など実体験できたことは高齢者にとっては大変参考になりました。秋のイベントとして、今年は造幣局(工場・造幣博物館)見学および昼食会には21名の参加でした。

最後に、淀見会では唯一の社会奉仕として、枚方市の公園アダプトプログラムおよび花いっぱい運動に参加し、淀見公園の清掃(月1回)、花苗の植替え作業(年3回)、花壇の水やり(週2~3回)等を行っています。今年は12月4日にハボタン(紅白)300株を植えましたが、2日後に7株も何者かに持ち去られてしまいました。このような行為はあってはならないことで、本当に残念です。

[20100111 会報第12号に掲載]